企業情報を包括的に管理・活用するECMソリューション

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証憑の電子化によるデジタルトランスフォーメーションの実現

あらゆる「モノ」や「コト」をデジタル化し、今までの業務やビジネスモデルをまったく新しいものに変換する「デジタルトランスフォーメーション」。そのボトルネックとなっているのが、注文書、請求書、契約書など、「非構造化データ」と呼ばれるビジネスコンテンツです。ビジネスコンテンツは、紙のままファイリングされていたり、従業員のパソコンの中やファイルサーバーの奥深くに眠っていたりと、有効に活用されていないことが多く、宝の持ち腐れとなっています。OpenTextでは、企業内で作成、取得したビジネスコンテンツを包括的に管理するECMEnterprise Content Management)ソリューションを通して、企業のデジタルトランスフォーメーションの実現を支援します。

 

デジタルトランスフォーメーションを実現するたに克服すべき経営課題

デジタルトランスフォーメーションによる成長を目指す企業において、現在抱えている経営課題は以下の4つにまとめることができます。

(1)売上の向上

市場の成熟とサービスのコモディティー化で他社との差別化が難しくなる中、顧客体験の向上が重要性を増しています。近年は、デジタルマーケティングによって顧客とのタッチポイントを多様化し、デジタルコンテンツを活用した顧客とのエンゲージメントを高めることが求められています。また、顧客とのエンゲージメント強化に加え、デジタル化によって、新規顧客や市場へのアプローチが従来よりも容易になるという点が認められています。

(2)コスト最適化

労働環境が変化し、働き方改革や労働時間の短縮化が求められる中、業務の自動化・機械化の加速によって生産性を高めていかなければなりません。そして従業員をより高度な業務へとシフトし、付加価値を高めることがコストの最適化につながります。それらを実現するためには、間接業務を自動化するRPARobotic Process Automation)など、従来のパーパレス化やe文書などから一歩進んだ形でデジタル化を進め、日々の業務を効率化していく必要があります。

(3)イノベーション

イノベーションの実現には、情報の検索性や、情報共有のスピード化、情報の活用が欠かせません。例えば近年、3Dプリンターの登場でプロトタイプを短時間に作成して、スピーディーにアイデアの実現性を検討できるようになりました。しかし大容量の図面データをやり取りする手段は依然として物理メディアを使うことも多く、短時間に情報の共有ができません。その他にも動画や静止画などのコンテンツが増え、データの大容量化が進んでいます。イノベーションには、これらのコンテンツを業務プロセスと結び付け、誰もが利用できる環境を作ることが欠かせません。

(4)リスク管理

企業が扱う証憑類の中には、相手先企業の機密情報や個人情報が含まれています。そのため、機密情報漏洩対策や法令遵守の徹底は必須です。EUでは20185月に「EU一般データ保護規則(GDPR)」が施行され、日本企業も個人データの保護にはより慎重な対応が求められるようになりました。平時から情報保全対策は徹底し、さまざまなリスクに備えておかなければなりません。

 

非構造化データをビジネスプロセスと結び付ける情報管理プラットフォーム

これらの4つの課題を解消し、デジタルトランスフォーメーションを補完するポジションにあるのがOpenTextECMソリューションです。一般的に、ERPなどの基幹系システムで管理しているデータは「構造化データ」と呼ばれ、DBで管理される定型データのことを言います。反対に紙の書類、PDFExcelなどの文書ファイル、電子メール、写真、動画、CADデータなどのコンテンツは「非構造化データ」と呼ばれています。現在、基幹系システムのDB内にある構造化データは企業内の全データの20%に過ぎません。残りの80%を占める非構造化データは、見積、販売、納品、請求、入金などのビジネスプロセスから切り離され、ほとんど利用されていません。ECMソリューションは、企業内の各所に分散している非構造化データを基幹系システムで実行するビジネスプロセスと結び付け、業務の中で誰もが利用できるようにする情報管理プラットフォームです。

現在、紙ベースで管理されている注文書、請求書、契約書、発注書、技術図面などをデジタル化することで、業務の効率化と処理のスピード化が期待できます。また、分散していた情報が一元化されることで、今まで顧客情報や製品情報の検索に要していた時間が削減され、従業員の生産性が向上します。さらに社内で活用できる情報量が格段に増えるため、イノベーションの加速が期待できます。情報ガバナンスも強化され、GDPRを含む各国、各地域の情報管理規制や訴訟リスクへの対応が実現します。

 

ERPデータの入出力における効率化・生産性の向上

ここからはERPと連携したビジネスコンテンツの利用方法を具体的に考えてみましょう。一般的に企業内で利用されるビジネスコンテンツは、紙の書類専用のバインダーにファイリングされていたり、ファイルサーバーやコンテンツサーバーに保存されていたりします。しかし、どの場所に保存しておくかは書類やデータを作成するユーザー次第です。分類のルールを作っても時間が経つと形骸化することが多く、後から探すことは容易ではありません。従業員は基幹系システム以外にも他の業務システム、社内ポータル、帳票ツールなどを利用するため、各システムに紐付くコンテンツや権限管理がばらばらです。

 

これらの課題を解消するのが、コンテンツ管理の機能をERPのプロセスに組み込み、ERPの画面から非構造化データを直接呼び出すソリューションOpenText Extended ECMです。OpenText Extended ECMは、ワークフロー、証憑アーカイブのe文書法、電子帳簿保存法、全文検索エンジンなどビジネスドキュメントに必要な機能をすべて装備しています。ワークフローの機能を使って、社内申請の仕組みを作り、確定された情報をERPに登録することも簡単にできます。文書管理の機能も備えているため、社内申請する際に添付する資料を一緒にワークフローに流し、承認後はERPの伝票とシームレスに連携することも可能です。登録されたドキュメントは、保管されている場所を問わず、ERPの伝票データから直接呼び出して参照することができます。

 

その他にも帳票生成・配信のツール(OpenText Exstream)と連携してERPの伝票データを取り込み、取引先向けにカスタマイズした帳票を作成して、印刷したり、メールやWebで配信したりすることができます。伝票登録ツール(OpenText Captiva)を利用すれば、取引先から送られてきた紙の請求書、納品書、注文書をスキャンしてOCRで読み取り、ERPに自動登録することも可能です。

 

証憑の電子化とデジタル化で業務の90%を自動化

証憑の電子化においては、紙の保存にかかっていた工数と倉庫代のコストが軽減できる他、従業員の立て替え経費精算における見える化による不正防止、業務フローの標準化による伝票チェック精度の向上の効果が見込まれています。小売系の業務では、証憑の「受領」から始まるプロセスは普通に発生します。この際、一般的には仕入先から紙の注文書が送られてくるため、受領側はデジタルで管理することはできません。そこで、OpenText Captivaを使って注文書をPDF化し、OCRERPでの管理に必要な数値を読み取って伝票データとして登録するプロセスを追加します。PDF化した注文書はERPの伝票データと紐付けることで一元管理が可能になります。OCRについては、機械学習の機能を活用し、取引先ごとに注文書の形式が異なっても高い精度で数値情報を抽出して認識できるように学習していきます。

 

こうした証憑の電子化・デジタル化によって仕入先からの注文確認書(紙、メール、FAX)の90%を自動化した建設事業者の事例もあります。ベルギーの酒類メーカーでは、請求書処理のプロセスを標準化・自動化してERPへの入力ミスを軽減し、コンプライアンスの向上を実現しました。その他にも販売オペレーションコストを50%削減した事例、生産性を55%向上させた事例、顧客情報の検索時間を85%削減などの事例が報告されています。

 

このように、真のデジタルトランスフフォーメーションを実現するためには、非構造化データと業務プロセスを結び付けることがカギになることをお分かりいただけましたでしょうか。業務効率化を支えるSoRSystems of Record)と、新たなビジネスを生み出すSoESystems of Engagement)。OpenTextECMソリューションはその2つをつなぐ役割を果たしていきます。

 

導入事例も含めた、最新ソリューションに関する詳細は、下記のセミナーでご確認ください。

 

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