用語集

ECMとは、企業が保有するファイルや文書などの「コンテンツ」を統合的に管理するという意味で、日本では「エンタープライズコンテンツ管理」とも呼ばれています。

電子文書を格納や管理する文書管理と混同されがちですが、文書管理はECMの一部であり、一般的にECMとは文書のみならず企業の管理するあらゆるデータ（情報）を管理することを指します。

図）企業内の全てのコンテンツの「利用」と「管理」の両方を実現するECM

ECMを活用することで、従来管理対象であったデータベースなどにある数値化・記号化された「構造化データ」のみならず、WordやExcelなどのビジネス文書やメール、画像、動画、音声などの「非構造化データ」、それら全ての情報を、既存の業務と関連して管理することができるため、各部署やグローバル含めた各拠点が保有する全ての情報管理やコントロールが可能となります。

更に、ファイルや文書の管理において、全ての企業によって最重要課題の一つであるセキュリティやコンプライアンスへの対策として、標準的なECM製品にある機能としてコンテンツごとに細かなアクセス権限や監査ログ機能があります。これらを設定することで、データ改ざんや情報漏えいの事故を未然に防ぐことが可能です。

そのため、ECMは「データガバナンス」が求められている企業にとって非常に役立つデータ管理システムといえます。

詳しくはこちらの記事も参照ください。
https://infogov-labo.jp/articles/what-is-ecm-and-difference-with-online-storage/