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電子帳簿保存法改正を機にDX化の実現へ
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法に続き、2023年10月にはインボイス制度の導入が施行されます。企業においては、それらへ適切に対応することはもちろん、同時に業務の効率化や税務プロセスにおける負担軽減を合わせて検討する絶好の機会と言え、これまで完全には実現できていなかった社内のペーパーレス化や、経理・財務部門の「働き方改革」、さらには企業全体としての「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を一気に進めるチャンスでもあります。
DXとは経済産業省の定義によると、「データとデジタル技術を活用して、競争上の優位性を確立すること」と要約され、今回の電子帳簿保存法やインボイス制度についてその場しのぎ的に対応するだけではなく、これまで成し得なかった業務プロセスの抜本的な改革や、データを有効活用したビジネスモデル変革など、経営視点での本質的なDX推進に取り組む企業が増えてきました。
電子帳簿保存法とは？保存区分と要件の緩和について
本来、「紙での保存」が原則となっている国税関係帳簿や取引関係の書類は、保存に多くのコストや事務的負担がかかります。それらの帳簿や取引書類についてデータで保存することを認める特例法が「電子帳簿保存法」です。1998年の施行以来、時代の変化に応じて法改正が行われており、2015年には電子署名の義務化廃止や金額の上限撤廃、2016年にはスキャナ保存要件の緩和、2020年10月には電子決済の利用明細データが証憑として認められるようになっています。
2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」では、国税関係帳簿や書類を電子的に保存する際の手続等について、抜本的な見直しがされました。
電子帳簿保存法では、電磁記録による保存は大きく「電子データ保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに区分され、今回の改正により適切な要件下で保存されることを前提にいくつかの項目で要件が緩和されました。
会計システムを使って作成される総勘定元帳、仕訳帳、損益計算書など「帳票類」が対象となり、一定の要件を満たすことで紙出力することなく、電子データのまま保存することが可能。
領収書、請求書のような「紙で受領した書類」が対象となり、一定の要件を満たすことで、紙文書をスキャナで読取、電子データ化して保存し、紙文書を廃棄することが可能。
EDIやWEB、メールに添付された見積書や請求書など「電子的に授受する書類」が対象となり、2022年1月1日以降の電子取引から書面保存は不可。一定の要件を満たしたうえでデータにて保存することが義務化。＊1
2022年1月の改正電子帳簿保存法の５つの改正ポイント
さらに以下の5つのポイントに絞って、今回の改正ポイントを詳しく見ていきます。
ポイント 1：「承認制度の廃止」
これまで国税関係帳簿書類の保存方法の特例適用を受け電子データ保存・スキャナ保存を導入するためには、原則3カ月前に所轄税務署長の承認が必要でしたが、改正によりこの承認手続きが不要になりました。
ポイント2：「法令の厳格な執行と罰則の強化」
承認手続きは不要となりましたが、スキャナ保存及び電子取引データの改ざんなどにより、不正行為を行って税務申告された場合には、通常の重加算税に10％加えるという罰則規定が定められました。（2022年1月1日以後、法定申告期限の事業年度に係わる国税から適用）
ポイント3：「電子取引データの厳格な保存」
EDIやWebシステム等を用いてデジタル発行されたPDFなどの請求書ファイルなどの電子取引に係わるデータの保存については、2022年1月1日以降は書面出力による整理保存が不可となります。また、データ保存に際しては受領した書類データにタイムスタンプを付与し、検索項目を満たした状態での保管が必要となります。※1
タイムスタンプについては、これまで「受領者が自署」し「3営業日以内にタイムスタンプ付与」が必要でしたが、「自署不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」へと緩和されました。また、検索項目についても「取引年月日」「取引金額「取引先」の3項目に緩和されました。
※1）2021年12月10日に公表された『令和4年度税制改正大綱』において、2022年1月1日以降の電子取引に関わる電子データの保存義務については、2年間の猶予期間（2023年12月31日まで）が設けられることとなりました。
引用元：https://www.mof.go.jp/tax_policy/tax_reform/outline/fy2022/20211224taikou.pdf
ポイント4：「優良な電子帳簿の届出」
「訂正削除履歴確保」、「相互関連性確保」、「関係書類備付け」、「見読可能性確保」、「ダウンロード機能」という5つの要件を満たしている帳簿は、事前に届け出をすることで「優良な電子帳簿」として認定され、事後の税務調査において当該帳簿の記載事項に係わる追徴課税額が発生しても、過少申告加算税が5％減免されます。（適用は2022年1月1日以降申告期限が到来する事業年度から適用）
ポイント5：「スキャナ保存のタイムスタンプ緩和」
スキャナ保存の要件について、「社内規程の整備」や「相互けん制」「定期的な検査」といった適正事務処理要件が廃止されるため、定期検査に必要だった原本（紙書類）が不要となり、スキャン後すぐに廃棄することができるようになりました。また、訂正削除の履歴が残るシステムで保存される場合はタイムスタンプの付与も不要になり、電子データと同じく検索項目が「取引年月日」「取引金額「取引先」の3項目に緩和されました。
法規制対応とDX推進を両立するために求められる
３つのポイントとは？
定期的に改正される各種法規制への対応や今後のDX推進を見据えたシステムを自前で作るのは容易ではありません。ソリューション選定時には以下の３つのポイントを押さえることが重要となります。
法規制に追従した機能が完備されているか？
電子帳簿保存法の各種要件をクリアするためには、必要に応じたタイムスタンプの付加、訂正削除履歴が明確に残るバージョン管理、不正の防止やセキュリティを強化するための高度なアクセス権限の設定、可視性を提供するための属性管理や検索機能、その他、データのアーカイブや監査ログの取得など、法規制対応の各種要件を満たす機能を完備している必要があります。
今回の改正では、不正に対する罰則が強化されたため、今後は処理プロセス自体が適正かどうかを「モニタリング」する機能や、「電子取引」に関しても、国税庁が定義する「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす機能が求められます。
業務効率化の視点が考慮されているか？
国の法規制緩和によりペーパーレス化が後押しされている中、今後は、経理・財務担当者のさらなる業務効率化を見据え、文書管理システムと会計システムとの「密なデータ連携」や書類の入力・承認・支払い作業などの「社内処理の自動化」が進むと考えられます。
近い将来、取引先との紙の取引書類のやり取りもなくなり、EDIシステムやクラウドサービスを利用した文書交換が一般的になるでしょう。
そのため、これまで実現できなかった経理・財務部門の業務効率化も踏まえて、会計システムや他システムとのスムーズなデータ連携や、RPA、AI/OCR、ワークフロー機能の柔軟性や拡張性も求められます。
DX推進に向けたデータ活用ができるか？
企業の各種サーバーやPC、モバイルデバイス、クラウド上などに散在する多種多様なデータは、企業経営の根幹をなす重要な経営資源です。しかし、これらのデータのうち「約80%」のデータは文書ファイルや電子メール、紙の書類などの「非構造化データ」といわれ、大半が有効活用されていないと言われています。
自社製品やサービス、ビジネスモデルの変革や経営計画などを検討する際、「欲しい情報があるのにデータが構造化されていないために、必要なデータをすぐに活用できない」といったことがないよう、今後は社内の非構造化データについても適切に管理し、企業内の全てのデータに、いつでもアクセス・検索・分析できるシステム基盤の構築が求められます。
OpenText Content Suiteのご紹介
OpenTextが提供する文書管理システム「OpenText Content Suite」は、文書やコンテンツの作成から管理活用、長期保管までの一連のライフサイクルをセキュアに管理・共有できる業界屈指のエンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソリューションです。
紙、PDF、EDI、SXMなど、様々なデータを受信して、社内の文書やコンテンツを、社内のルールや情報戦略に従い、ビジネスプロセスに沿って保存、管理します。ドキュメントの生成から保存・廃棄までのあらゆる時点で適切かつ簡単にアクセスできるようになり、社内外のコンプライアンス要件に準拠しながらプロセスを自動化し、コラボレーションを促進させながらセキュリティを確保しつつ、業務の生産性を向上させます。
ペーパーレス化にも適しており、OCRや機械学習の機能を使って抽出した請求データが会計上正しいかどうかのチェック機能や、すべての支払処理をPC画面上で対応するワークフロー化も実現。経理・財務担当者の生産性向上や働き方改革にも寄与します。
ソリューション紹介動画
さらに拡張機能で、SAPと連携させることで、会計伝票データと帳簿データの一元管理、データ入力処理の自動化、電子ワークフローによる効率化、電子証憑データの活用（業務データの利活用）、業務データの一元化による柔軟なワークスタイルの実現、文書/証憑データの情報漏えいや改ざん防止、文書ライフサイクル、トレーサビリティの管理（情報開示と監査証跡）を行うこともできます。
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