AIによってビジネスや生活は大きく変わろうとしています。特に生成AIの普及については、インターネットの登場に匹敵するほどの大きな変革が予測されています。
日本企業は生成AIの活用に慎重になっているため、ビジネスシーンにおける活用はあまり進んでいませんが、グローバルではすでに生成AIを活用した業務改善が行われています。
近い将来、御社が生成AIを企業競争力向上に活用する日は、そう遠くないかもしれません。
今のうちから先を見据えたデジタル化、DX推進を行い、生成AIを活用するための準備をしておきましょう。
近い将来、ビジネスシーンで生成AIを活用することになる
企業にとって保有するデータは重要な資産ですが、そのうち約80パーセントはPDFやメール、紙などの非構造化データです。
情報の宝庫でありながら、シームレスにアクセスすることができないため、デジタル活用しづらいデータでもありました。
しかし生成AIの活用によって、それらの問題は一気に解消されていくと考えられています。
既にグローバル企業では、生成AIを活用した業務効率化に取り組んでいる企業もありますが、多くの日本企業は活用に慎重になっています。その理由は、生成AI技術に対する理解が不足していることや、生成AI活用によって目指すべきビジョンが具体的になっていないこと、個人情報やプライバシーなどの情報漏洩リスク、利用コストの不透明さなどによって、自社で導入すべきかどうかのイメージを持つに至っていないといった点が挙げられるでしょう。
うそつきなAI
前述のとおり生成AIを正しく利用するには、トラステッド（信頼された）データをソースにする必要があります。社内で管理されているデータであれば、インターネット上に公開されているデータよりも精度が高まるのは間違いありませんが、データ管理方法については注意が必要です。
例えば、AIにはファイルのバージョン管理における新旧版の区別がつきません。生成AIが参照する企画書や契約書の最終バージョンと一緒に、進行過程のドラフト版が社内ネットワーク上に保存されているとドラフト版の情報に基づいて、正しくない過去情報も混在した回答をAIがしてしまう可能性があります。
おしゃべりなAI
生成AIによる情報漏洩を懸念する声は少なくありません。社内ネットワークをフォルダで管理していた時は適切なアクセス権限設定ができていたのに、AIがデータソースとして活用する際に、閲覧権限がないはずの社員にまでその情報を伝えてしまうことは避けなければなりません。利用者に対して権限の範囲を逸脱した回答をしないよう、きめの細かい権限管理を徹底する必要があります。
視野狭窄なAI
大企業では、部門ごとに利用するシステムが異なることもあります。シームレスにアクセスができなかったり、部門ごとに閉じられた環境にドキュメントが散在していたり…といったサイロ化が発生していると、AIは洞察を与えてくれません。システムや部門間を超えて、あらゆるドキュメントを一元的に管理することで、本当の意味でバックオフィス業務をサポートできる生成AIの活用が現実的になるでしょう。
上記3点のような落とし穴を防いで生成AIを活用するためには、適切な版管理と権限設定を行いながらも、あらゆる社内データにシームレスにアクセスできる状態を実現する必要があります。
日本企業において生成AI活用が当たり前になるのは、もう少し先のことかもしれません。しかし、現在取り組んでいるデジタル化やDX推進の延長線上に、生成AI活用はあります。将来の企業競争力向上に繋げられるように、今のうちから将来を見据えて正しくデータを蓄積しておきましょう。
将来を見据えた文書管理＆データの蓄積を実現する
「OpenText Core Content」
データを正しくバージョン管理し、確実な権限管理を行いながら、あらゆるデータを一元管理するためにはどうしたら良いのでしょうか。
これまで、多くの大手企業ではECM（エンタープライズ・コンテンツマネジメントシステム）を構築し、保有する情報やコンテンツを管理してきました。ドキュメントの情報管理はもちろん、ERPと接続し、業務全体のコンテンツ（図面や契約書、請求書、履歴書、写真など非構造化データ）を統合して管理を行うためのソリューションとしてECMは幅広い分野において便利に使うことができます。
しかし、設定～導入までに年単位での長い時間がかかることや、費用が高額になるといったデメリットもあります。
そのためECMほど大がかりな管理が不要な場合には、SaaS型のクラウドストレージを選択する企業も少なくありません。クラウドストレージは、低コストで導入でき、早期に利用開始できるという点で大きなメリットがあります。しかし、あくまでストレージの主機能は “箱”であるため、管理機能という点ではECMと比較すると劣ります。ワークフローツールや署名サービス、ケースマネジメントサービスといった外部ソリューションと連携して使用することもできますが、それを実現するためにはそれなりの工数とコストが必要となり、結果的にECMを導入するのと大差なくなってしまう可能性もあります。
OpenTextが提供している「OpenText Core Content（以下、Core Content）」は、ECMとSaaS型クラウドストレージの中間に位置するSaaS版ECMです。文書管理に必要な管理機能と、最短10日※で利用開始できる導入の容易さを持ち合わせたソリューションで、さまざまな業務要件にお使いいただけます。※過去実績
Core Contentは、検索、通知、ビューワ、バージョン管理、属性情報管理、期限管理、レコードマネジメントなど、文書管理に必要な機能をオプション料金なしでお使いいただけます。SAPやSalesforceとの連携も簡単に実現できるため、重要文書などのコンテンツ保管だけでなく、管理の厳格化、従業員の生産性の向上、プロセスの加速、情報に基づいた意思決定もお手伝いが可能です。トラステッドデータを蓄積していくのに最適なソリューションの一つです。
さらにCore Contentと併せて、オプションである生成AIによる会話型検索「OpenText Content Aviator（以下、Content Aviator）」をご利用いただくと、生成AIを今すぐ業務にお使いいただくことも可能です。
生成AIは、大量のコンテンツから会話型で関連情報を検索し、必要な回答を端的に要約することができます。
例えば「○○製品のパーツを交換したい」と入力するだけで、生成AIは仕様書や交換記録、過去のやりとりなどから必要な情報を検索し、該当パーツの交換方法や手順を提示します。さまざまな言語でコンテンツを検索し、最も関連性の高いものを見つけ、コンテンツの理解や翻訳に費やす時間とリソースを一気に削減することができるようになります。
また、今後さまざまな新機能も順次リリースされていく予定です。
まもなくリリース予定！生成AIによる業務コンテキストを加味した回答生成機能
Core Contentは、購買や仕入れに関する情報とそれに関する契約書など、相互関連のあるドキュメントを業務コンテキストに沿って管理を行っています。
ワークスペースとの連携により、Content Aviatorはドキュメントの相互関連性を踏まえた上で検索結果を返すことが可能になります。たとえば、契約額よりも大幅に値引きを強要し安価な請求を行っていないか確認したいときにも「この契約書の契約額と最も乖離の大きい請求書はどれ？」というような検索が理論上可能です。
将来を見据えたデジタル化、DX化を適切に進めながら、生成AIをいち早く業務に導入できる「OpenText Core Content」をぜひご活用ください。