世界的に有名な顧客管理・営業支援ツールであるSalesforce。導入企業は営業に関するドキュメントをSalesforceに集約させることで、CRM管理における効果を最大化させることができます。
OpenText Core Contentは、Salesforceと連携させることで、Salesforce上でのドキュメント管理をより感覚的でラクに利用できるだけでなく、社内の連携向上や業務効率化、生成AI活用による企業競争力向上を実現します。
Salesforceにファイルの集約が進まない理由
Salesforceは、マーケティング、CRM（Customer Relationship Management）、営業支援、カスタマーサービス市場など、多くの領域でトップシェアを誇り、日本のみならず世界中で15万社以上に活用されている、ビジネスを成功させるためのプラットフォームです。
顧客獲得、接点の強化、商談の成約など、営業プロセスにおける全ての情報をSalesforceに集約することで、営業活動の効果を最大化させることができるため、多くの企業が、提案書、見積書、請求書、企画書、過去の接触履歴、お客様の関心事項メモなど、あらゆるドキュメントをSalesforceに集約しているでしょう。しかし、次のようなストレスを感じたことがあるユーザーも少なくないのではないでしょうか。
- 膨大なドキュメントの中から必要な情報が見つけられない
- 大容量ドキュメントがアップロードできない
- 全てのドキュメントが同階層に保管され、フォルダごとの管理ができない
- Salesforceアカウントを持っていない社員にファイルを共有できない
- Salesforceと社内フォルダの二重管理になっているファイルがある
なぜこれらの事象が起きるのでしょうか？
Salesforceはドキュメント管理に特化したツールではありません。そのため、社内ドキュメントの一元管理については、使いにくさを感じることがあるでしょう。例えば、Salesforce自体にはフォルダを分類し、階層ごとにドキュメントを格納する概念がありません。そのため、社内サーバーやクラウドストレージで管理しているように、フォルダごとに利用部門やプロジェクトを分けたり、権限設定を行ったりすることができません。
また、Salesforceはアクセスする社員ごとにユーザーライセンスの購入が必要です。営業職のみにSalesforceアカウントを発行している企業の場合、ユーザーアカウントを保有しない非営業職メンバーにはSalesforceに格納されているファイルを直接シェアすることができません。
そのため、全社員でファイルを共有し、適切なアクセス権限管理を行うために、Salesforceに格納したファイルを社内フォルダやクラウドストレージに保存しなおすなどのいわゆる「二重管理」を行っている企業は少なくありません。しかし、それではSalesforceにすべての最新ファイルが集約されなくなってしまい、せっかくSalesforceを導入していてもその効果を最大化できなくなってしまう可能性もあります。
ファイル管理のストレスを削減し、Salesforceへのファイル集約を実現するCore Content
では、Salesforceで次のようなことができるようになったら、どうでしょうか？
- フォルダによる分かりやすい分類管理
- ユーザーアカウントを持っていない社員もドキュメントへのアクセス可
- ドラッグ＆ドロップのワンアクションによるアップロード
- 大容量ファイルのアップロード
- Salesforce上でのドキュメントのクイックプレビュー
- 取り引き先や商談ステータスでの絞り込み検索
- 適切な版管理によって最新版ドキュメントが一目瞭然
これらを実現するのが、ドキュメント管理に強みを持つOpenTextが提供するOpenText Core Contentです。Salesforceと連携させることで、Salesforceのドキュメント管理において、直感的に操作できるようになるだけではなく、ユーザーアカウントの有無を問わず、組織全体への情報共有が容易になります。
OpenText Core ContentをSalesforceと連携させると、使い慣れたSalesforceのユーザーインターフェイス内に「Core Content」のタブが表示されるようになります。Core Contentタブ内は、ツリービューでフォルダごとにオブジェクトが表示されるため、部門やプロジェクトごとにファイルを分けて管理することができます。ドラッグ＆ドロップでファイルが格納できたり、マウスオーバーするだけでドキュメントのクイックプレビューができるため、現場はストレスなくファイルの格納・検索・管理などを行えます。
また、Salesforceのアカウントを持たないユーザーも、OpenText Core Contentのダッシュボードから、Salesforce上のドキュメント登録、閲覧、編集、検索が可能になるため、組織全体でのシームレスな情報共有を実現します。
Salesforce含む、様々な業務システムを横断したデータ可視化を実現
OpenText Core ContentはSalesforce以外にも、Microsoft製品やSAPなどのさまざまなアプリケーションとの連携が可能です。
企業では、お客様との営業～受注～保守に至るライフサイクルにおいて、さまざまなアプリケーションを利用しています。例えば、アポイントメントを取るためのやり取りはOutlookでメールし、営業資料はSalesforceで管理し、受注はSAPを通して行われ、運用・保守派フェーズはGoogle Chromeなどのブラウザで……といった具合に、フェーズごとに異なる業務アプリケーションを利用しています。OpenText Core Contentは、連携したアプリケーションを横断した全文検索やメタデータ検索も可能となります。
OpenText Core Content と連携することで、Salesforceでのドキュメントの一元管理やデータ可視化が進みます。その結果、現場のストレス削減や業務効率化、組織の好循環が生まれるだけではなく、経営層や管理者にとっても非常に大きなメリットにつながるはずです。
Content Aviatorによる生成AI活用で、企業競争力向上を実現する
生成AIのビジネス活用においても、一元化された膨大な社内データは、欠かすことのできない重要な資産となります。OpenText Core Contentによって、データの適切な管理によって日々の業務効率を改善していくうちに、自然と生成AIを活用する際に必要なデータレイクを構築することができます。
生成AIについては、正確性への懸念や情報漏洩リスクなどについて、不安を感じていて、「生成ＡＩはまだまだ安心して使うことができない。当社で生成AIを活用するのは、まだ先だろう」と考えている方も少なくないでしょう。
しかし、既に多くの企業が生成AIを業務効率化やサービス向上に活用し始めています。もし、競合企業がすでに生成AI活用に取り組み始めていて、企業競争力向上に繋げるようになったとしても、そう言えるでしょうか？ これからは「生成AIのリスクを恐れて使用しないこと」こそ、リスクになる可能性もあります。本格的な生成AI活用を視野に入れたデータ一元化を今のうちから行っておくべきでしょう。
生成AIをビジネス活用するには、情報をサイロ化させることなく、あらゆる情報からデータを得て、いずれの情報も漏洩させることなく、正しい結果を生成するための取り組みが必要です。これらの文書管理についてハードルが高く感じられるかもしれません。
しかし、OpenText Core Contentは、正しく管理・蓄積されたデータに基づいて、ファイルやフォルダごとの閲覧権限を越権することなく会話型生成AIをお使いいただけるContent Aviatorというオプションがあります。
社内データに連携している会話型生成AIが使えると、どのようなことができるのでしょうか？
例えば、前任の担当者がすでに退職していて引継ぎを受けることができないケースにおいて、「〇〇社の過去の取引状況を教えて」「〇〇年のコンペにおいてなぜ当社が選ばれたのか、競合との比較で教えて」といった質問を投げかけるだけで、過去の提案書や見積書などを参照し、前任者の代わりに回答をしてくれるでしょう。また、新人教育において、入社したての新人が社内ツールの使い方について聞きたいが、先輩が多忙で捕まらずレクチャーを受けられないようなケースにおいても、「社内ルールの使い方を教えて」と聞けば、忙しい先輩に代わって教えてくれるはずです。
日々の現場におけるデータ管理のストレスを軽減し、社内連携強化や業務改善を行いながら、将来的に必要となるデータの構築や、早期の生成AI活用までを実現するOpenText Core Contentを企業の競争力向上にお役立てください。