多様なブランド体験提供の裏側で必要になるCMSの見直し
デジタルマーケティングのマルチチャネル化や、インターネットを介したブランド体験を提供するために、企業は多様なWebコンテンツを高速に量産するようになりました。新型コロナウイルスの感染拡大もその活動を急激に加速させた要因の一つです。外出自粛によりWebサービスやオンラインショッピングなどの需要が一気に高まったため、キャンペーンサイトの構築やオンラインカタログの拡充などを早急に行ったケースも多く見られます。
これらのWebコンテンツやWebサイトの運用・管理の難易度も高まっており、これまで多くの企業で導入されていたCMS（Content Management System）についても見直すべきタイミングを迎えています。
CMSの運用でこんな課題はありませんか？
テンプレート開発のコストやスピード感の問題から、外部制作の比率が高まっている。
外部制作されたWEBコンテンツの管理と運用は複雑で手間がかかる。
ガバナンスやセキュリティに対応した一元的なサイト運用ができていない。
年々高まる「外部制作HTML」の比率
企業は自社のサービスやブランドに対するカスタマーエクスペリエンスを向上させるために、クリエイティブなキャンペーンサイトやWebコンテンツを次々と公開・配信しています。
企業のマーケティングやブランド担当者の中には「新たなコンテンツを制作するために、まずは新規のテンプレートデザインを検討しCMS構築を行っている制作会社に見積もりを取得したが、想定以上に費用が嵩んだために、結局はCMSを使わずに外部制作した」というような経験をしたことがある方も少なくないのではないでしょうか。
右のグラフは、あるお客様における「テンプレート」と「外部制作のHTML」の比率について3年間の推移を月ごとに表したものです。3年でWebコンテンツが大幅に増加すると同時に、外部制作されたHTMLの比率も高まっています。
このような傾向は、大規模サイトを運用する他の企業でも同様に見られるようになりました。
外部制作されたWEBコンテンツ運用の課題
外部制作比率が増加することで、Webサイト運用に「新たな課題」が生じました。
テンプレート型CMSはHTMLやCSSなどフロントエンドの知識なしに更新することができるため、ひな形に沿ったHTMLを頻繁に作成・更新するニュースリリースやブログ、IR情報などのコンテンツには適していますが、外部制作コンテンツのような非定型でクリエイティブなコンテンツの運用・管理については最適化されていません。
制作会社や広告代理店から納品されたHTMLを公開するためには、社内のWebサイト管理担当者が納品されたファイル一式を目視で確認し、共通で利用しているヘッダー・フッターを設定し、必要なmetaタグやアナリティクスタグを設定したうえで、再度、サービスやブランド管轄の担当者がプレビューをする―。
このような光景はテンプレート型CMSを使っている企業で日常的に見られるものです。
ガバナンスやセキュリティへの対応は必須
WEBコンテンツの公開プロセスの効率化を行うことはもちろん、公開後の運用・管理を見据えた「中長期的なガバナンスやセキュリティの視点」を持つこともWebサイト管理者にとっては重要なポイントです。
複数のブランドや大型サイトを保有する企業では、組織構成上、ブランドごとに事業部が分かれていることが多く、Webコンテンツの社内担当者も外注先の制作会社も異なります。
これらの部門ごとに制作されたバラバラな大量のコンテンツを、企業ブランドやセキュリティの観点からコーポレートガバナンスを適切に維持できるよう、外部制作されたコンテンツも統一された企業ポリシーやワークフローに沿った形で運用・管理するとともに、公開後の様々なリスクに備えて徹底したバージョン管理を行っていく必要があります。
これらの課題を解決する最新のCMSとは？
外部制作したWebコンテンツの公開までに時間がかかってしまう、コーポレートガバナンスを維持できていない、
“万が一”に備えた管理が万全ではない、今後さらにコンテンツ量が増加することに懸念がある―。
このような課題を抱える企業にとって、これからの時代に必要なCMSを選定するポイントはどのようなものでしょうか？
柔軟性の高い「ハイブリッド型CMS」
最も重要なポイントは、外部制作コンテンツとテンプレートを活用したコンテンツの両方を、同じ管理基盤で一元管理できる「ハイブリッド型CMS」を選択する、という点です。
ハイブリッド型CMSはWebサイトをはじめとした多様なデジタルチャネルにおいて自由なブランド体験を提供しながら、企業全体の運用フローやガイドラインを統一することができる機能を備えたCMSです。
テンプレートでの制作はもちろん、外部制作したHTMLについても容易にコンテンツ管理を開始することができ、コンテンツ制作担当者とWebサイト管理者両方の利便性を向上します。
「ワークフロー」による運用プロセスの自動化
Webコンテンツのプレビュー・承認から公開までの一連の運用プロセスを、ワークフローに沿って自動化できるCMSを選択するという点も重要です。
通常、納品された外部制作コンテンツのファイルには様々な形式のデータが含まれます。
これらのファイルをすべてCMS上にコピーするだけで、その後にWebサイト管理部門などで発生していた共通ヘッダー・フッターの追加、タグなどの埋め込みなどをワークフローで定義し自動化することで、これまでの手作業を大幅に軽減できます。
バージョン管理の徹底と再現性の担保
公開までのプロセス自動化や効率化以外にも、公開時のWebサイトのバージョン管理など、ガバナンスやセキュリティの観点から、いざという時のリスクヘッジについても考慮しなければなりません。
企業は情報をWebサイトに掲載した瞬間から、その内容に責任が生じます。問い合わせ対応はもちろんのこと、万が一、何らかのインシデントが発生した際には、過去にさかのぼって「該当期間にどのような情報を掲載していたか」についてエビデンスとしてスムーズに再現できるように管理し、企業としての説明責任を果たせる状態を維持する必要があります。
Webページは単一のHTMLに見えても実際には様々なスクリプトが組み込まれており、正確に保存するためには膨大な数のファイル保管が必要になります。
OpenText TeamSiteのご紹介
OpenText TeamSiteは、Webコンテンツの公開プロセス自動化による生産性向上に加え、ワークフローやバージョン管理によるガバナンス維持やリスクヘッジを実現することができる「ハイブリッド型のCMS」です。
Webサイト以外にもデジタルサイネージやモバイルアプリなどのあらゆるデジタルチャネルにおいて自由なブランド体験を提供しながら、企業全体の運用フローやガイドラインを統一できる機能を備えています。
企業の組織体制や運用ルールに合わせてワークフローを構築・自動化する強力なワークフローモデラ―機能を保有しているため、これまでのようにプレビューやタグの埋め込みに時間を取られることなく、効率的なサイト運用を実現できます。
また、バージョン管理についても、公開時のサイト全体の「スナップショット」を保持しており、必要時には即座に再現できる機能を保有しています。
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