間もなく猶予期間が終了。電子データの電子保存が義務に
2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法と、2023年10月より施行されるインボイス制度。同時期に話題になったために、関連する同一の施策のように混同されがちですが、電子取引に伴って発行された書類の保存方法について、両者間に大きな違いがあることをご存知でしょうか？
電子取引に伴って発行された書類の保存について、インボイス制度を定めている消費税法では、従来通り「紙文書として保存」することが認められています。一方で、改正電子帳簿保存法では、一定の要件を満たしたうえで「電子データとして保存」することが義務付けられているため、インボイス制度への対応だけを行っている場合には注意が必要です。
改正電子帳簿保存法における電子データ保存については、2023年12月31日までは経過措置として猶予期間が設けられていますが、これから対応を行う企業はどのように準備を進めればよいのでしょうか？
電子帳簿保存法に対応するはずのシステムが、
将来的なDX化を阻む要因に!?
これまで紙での保管が原則とされていた国税関係帳簿や取引関係の書類。原本を入手するかPDFを紙に印刷したものをファイリングし、倉庫やキャビネットに７年間保管した後に廃棄する…という一連の作業には、事務的負担や保管場所の確保など、多くのコストがかかっていました。それらを電子データとして保存することを認める特例法が「電子帳簿保存法」です。
2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」では、国税関係帳簿や書類の保存について抜本的に見直しがされ、中でも電子保存に関するルールが大きく変更となりました。
スキャナ保存の基本要件が大幅緩和され、印刷物として紙で受け取った書類を電子データとして保存することが認められた他、電子メールで受け取った請求書やオンラインサービスを通じてダウンロードした領収書などの電子取引で入手した書類も、そのまま電子データとして保存することが義務化されました。また、売り手側であれば発行した適格請求書の控えを管理する義務もあります。
改正電子帳簿保存法は2022年1月に施行されましたが、電子データ保存の準備が整っていないケースに配慮して2023年12月31日までの猶予期間が設けられています。
これから電子化、ペーパーレス化を進めるのであれば、電子帳簿保存法対応を謳った会計ソフトやクラウドサービス、コンテンツ管理システムなど、外部ソリューションを利用するのが近道でしょう。
しかし、改正電子帳簿保存法を遵守することだけを念頭にソリューションを選択してしまうと、将来的に御社のDX化を阻む大きなリスクになってしまうかもしれません。
部門ごとに異なるソリューションを選択し続けた結果、
「サイロ化」が発生
企業が保管するデータは多岐にわたります。電子帳簿保存法で定められている国税書類や請求書の他にも、個人情報書類や契約書類、営業関連文書、品質管理文書、技術文書など、多種多様な書類をそれぞれのルールや規制に則って管理・保管しているはずです。
御社では、このような文書の保存・管理を、担当部門の課題として取り扱っていないでしょうか？
例えば、国税書類や請求書は経理部門がAという会計ソフト内のクラウドで管理し、契約書はリーガル部門がBというリーガルに特化したソリューションで管理し、営業関連書類は営業部門がクラウドサービスCを使って管理している…というように、部門ごとに管理を行っているため異なるソリューションを選択しているケースは少なくありません。
そして、そのようなケースではデータがデジタル保存されているにもかかわらず、各システムが孤立してしまうことで情報が連携できない、いわゆる「サイロ化」が発生しがちです。 サイロ化が発生すると、請求書と契約書、請求書と伝票など、業務において関連するデータをシステム上で即座に表示することができません。せっかくデジタルデータとして保管しているのに、業務効率化などに活用できない“ただデジタル化されただけ”のデータになってしまいます。
また、サイロ化はIT観点でコストが嵩む大きな原因にもなります。
新たなシステムを導入するにあたって、IT部門は利用する全ユーザー情報の登録や権限の設定作業、導入後も継続的な運用業務を行っています。利用システムが増えれば増えるほど、似たような業務を何度も行うことになります。また、システムごとに特徴や作法も異なるためIT担当者が把握しなければならない情報が必要以上に増えてしまい、その結果スキルセットが分散し、IT部門の負担が増加してしまいます。
さらにガバナンス観点でも、システムごとにセキュリティポリシーが異なるために一貫性が取れず管理が難しくなってしまいます。
| 業務における「サイロ化」の課題 | ITにおける「サイロ化」の課題 | ガバナンスにおける「サイロ化」の課題 |
| 書類ごとに異なるソリューションで管理・格納されてしまうと、様々な情報を紐づけることができず、デジタルデータとしての利活用が制限されてしまう。 | 各ソリューション導入時のユーザー情報登録、権限設定作業が重複。管理対象となるアプリやクラウドが複数あるため、運用コストが高くなってしまう。 | ソリューションごとにセキュリティポリシーや書類フォーマットが異なるため、全社で一貫性が取れず統制が難しくなってしまう。 |
業務における「サイロ化」の課題
書類ごとに異なるソリューションで管理・格納されてしまうと、様々な情報を紐づけることができず、デジタルデータとしての利活用が制限されてしまう。
ITにおける「サイロ化」の課題
各ソリューション導入時のユーザー情報登録、権限設定作業が重複。管理対象となるアプリやクラウドが複数あるため、運用コストが高くなってしまう。
ガバナンスにおける「サイロ化」の課題
ソリューションごとにセキュリティポリシーや書類フォーマットが異なるため、全社で一貫性が取れず統制が難しくなってしまう。
そして、将来的にDX化を推進するタイミングを迎えた頃には、別々のシステムで管理していたデータを一元的なコンテンツ管理システムへ統合しなければならなくなり、莫大な時間と費用を要することになります。
このように、担当部門ごとに個別最適でソリューションを選んできたことが、結果的に全社のDX化を阻む原因になってしまうことは少なくありません。今回の改正電子帳簿保存法への対応についても、経理部門だけの課題とせず全社視点を持ち、あらゆるデータと連携することを視野に入れて進めるべきでしょう。
データ活用によるDX化を視野に入れ、全体最適で
選ぶべきソリューションのポイント
では、どのようなソリューションを選択すればよいのでしょうか？
全社視点のソリューション選びにおいて、重要な２つのポイントを紹介します。
ポイント1. あらゆる文書を一元管理できるコンテンツ管理サービス
まずは、改正電子帳簿保存法の対象となる書類だけではなく、あらゆるコンテンツを「一元管理」できるソリューションを選択しましょう。
一元的に管理することで、シームレスに必要な情報へアクセスできるようになり大幅な業務効率化につながります。また、管理すべきシステムが1つになることで、IT部門は重複する設定作業や運用業務からも解放されます。さらにガバナンス観点でも、会社の情報基盤が1つになることで一貫したセキュリティポリシーで管理できるようになる他、全社規模の横串検索が可能になるなど、適切な統制を実現することができます。
すべてのコンテンツを管理することができるソリューションは、電子帳簿保存法対応だけに対応している手軽なソリューションと比較すると、導入コストは高くなってしまうかもしれませんが、長期的に見ればコストの最適化が実現できるはずです。
ポイント2. 遵法し、安全に、統制された状態で管理できる
すべての電子データを“一か所に集めて、活用できる状態で格納するだけ”のコンテンツ管理サービスでは不十分です。様々な文書の保管にあたっては、いずれの書類も遵法し、統制が取れた状態で、安全に保管できるか？ということも重要なポイントになります。
例えば、国税書類であれば電子帳簿保存法、品質管理文書や技術文書であれば業界規制、個人情報は個人情報保護法やGDPR（EU一般データ保護規則）など、重要文書の管理についてはそれぞれ法令等で定められたルールや規制があります。さらに今後も新法や法改正などが施行されることも見据えたうえで、増え続けるコンテンツを長期にわたって遵法できる環境で保存することが必要です。
また、文書や情報が漏洩しないようなセキュリティ面での安全はもちろん、利用者が属人的に管理することで運用ルールが破綻したり、フォルダ構成がカオス化したりすると、業務負荷が増えるだけでなく、データ管理上でのリスクが増大する恐れもあります。
正しく統制できる機能が搭載されているコンテンツ管理サービスを選んでおくことも重要です。
OpenText Extended ECMのご紹介
コンテンツサービス分野において市場シェアNo.1を誇るエンタープライズ情報管理（EIM）ソリューションのリーディングカンパニーであるOpenTextが提供する「OpenText Extended ECM」（以下、xECM）は、遵法（コンプライアンス）、安全（セキュリティ）、統制（ガバナンス）、共有（コラボレーション）といった、すべての機能を包括するエンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソリューションです。
コンプライアンス管理については、徹底した記録管理、リーガルホールド、証跡管理が可能です。訂正削除履歴はもちろん閲覧やダウンロードの履歴も明確に残るバージョン管理により、電子データの不正利用、改ざん、紛失などのリスクへの対策を行います。
セキュリティ面においても、きめ細かい権限管理や２段階アクセス制御、高度認証基盤との連携も可能です。９段階までの権限設定ができるようになっているため、「特定部門に編集権限は与えたいが、ファイル原本の削除はできないようにしたい」といったような、詳細なコントロールもできます。
そして、今後も増え続ける多種多様なコンテンツに対し、適切な統制を行いながら検索性を高めるには、コンテンツ保存時の検索用タグの設定が重要です。しかしこれまで検索用タグの入力は属人化しがちで、抜け漏れが発生してしまうことも少なくありませんでした。
xECMはデロイト トーマツ リスクアドバイザリー株式会社との協業により、デロイト トーマツのAI-OCR「Deep ICR®」と連携しています。これにより契約書・請求書の内容を高精度に読み取り、抽出したデータをメタデータとして自動保存できるため、全社横断的に関連データを紐づけして活用することも可能になります。
xECMはRPAツールやERP、財務会計システムなどの業務アプリケーションと開発不要で連携させることも可能です。契約・請求・採算管理・内部監査などのプロセスで発生する書類の電子データ管理において、入手から編集～共有～更新～廃棄といったライフサイクル管理や業務プロセス最適化を実現する情報管理プラットフォームとして、データを活用した業務プロセスの最適化やデータドリブンの拡大を実現します。
企業が保有する多種多様なデータは、業務効率化、DX化を実現するために必要不可欠な、最も価値ある資産のひとつです。
電子保存のソリューション選びにおいても、近視眼的にならず、今後の業務効率化やDX化までを視野に入れて、全社視点で取り組んでいきましょう。
OpenText Extended ECMの導入事例
